La gestión de una empresa requiere un conocimiento de la contabilidad de una manera u otra. Pero el conocimiento de los números no es suficiente.
El dominio del proceso contable en su conjunto es esencial para una gestión eficaz. JEYPA Gestoría de empresas, te presenta sus 5 sencillos consejos para gestionar la contabilidad de tu empresa:
- Consejo 1: Elige un paquete de software de contabilidad
- Consejo 2: Debes mantener las cuentas al día
- Consejo 3: Establece una lista de operaciones contables, fiscales, sociales y jurídicas
- Consejo 4: No mezcles las cuentas de negocios y las privadas
- Consejo 5: Encuentra un Contador Público
Consejo 1: Elige un paquete de software de contabilidad
Es uno de los elementos centrales de la organización de una empresa. Siempre que la empresa esté obligada a llevar la contabilidad, debe equiparse con el software de contabilidad que mejor se adapte a tus necesidades.
Las funcionalidades de un programa informático de contabilidad se amplían más o menos en función de la gama elegida por el usuario. Los más completos permiten gestionar todos las asesorías getafe de una empresa:
- Programas informáticos de caja registradora (utilizados en los comercios minoristas), programas informáticos de facturación (para las empresas virtuales) o programas informáticos de gestión comercial (generalmente para las PYME y las grandes empresas),
- Programa informático de contabilidad (para introducir las transacciones contables),
- Software de gestión de activos (gestión de adquisiciones y retiros de activos, cálculos de ganancias y pérdidas, y depreciación y amortización),
- Software de nómina (cuando la empresa hace su nómina internamente).
Nuestros equipos han escrito varios artículos para asesorar a la empresa en la elección de su software. Aquí están los principales:
- Criterios para la elección de un programa de contabilidad
- Nuestro cuadro comparativo de programas de contabilidad
En general, es preferible optar por un software de contabilidad simple, flexible y ergonómico. Instalado localmente en una máquina (o red), también puede estar basado en la tecnología de la Nube.
Consejo 2: Debes mantener las cuentas al día
La contabilidad es la columna vertebral de una empresa. Como tal, es esencial y debe ser actualizado en tiempo real.
En efecto, no se limita a la simple satisfacción de las obligaciones fiscales, sino que también permite el análisis de los resultados de las empresas. También es la base de las previsiones presupuestarias y, como tal, nos permite anticipar cualquier dificultad de flujo de caja.
La contabilidad general no debe quedar relegada a un segundo plano, ya que desempeña un papel importante y decisivo en la empresa, habida cuenta de los numerosos objetivos de la contabilidad en el sentido amplio del término.
Para no perderte en tus cuentas, una empresa debe planificar actualizaciones periódicas con una frecuencia determinada; sin embargo, estas actualizaciones deben ser coherentes con la naturaleza y la importancia del negocio. Esto puede hacerse diariamente, semanalmente, mensualmente, trimestralmente o incluso, en algunos casos, anualmente.
Consejo 3: Establece una lista de operaciones contables, fiscales, sociales y jurídicas
Todas las empresas, independientemente de su sistema fiscal y su tamaño, tienen obligaciones contables, legales, fiscales y sociales:
- Presentación de declaraciones de IVA (mensual, trimestral o anual),
- Presentación de las cuentas de pérdidas y ganancias (paquete fiscal),
- Presentación de varias declaraciones…
- Preparación de las cuentas anuales (balance, cuenta de resultados y notas),
- Celebración de una asamblea general anual ordinaria para aprobar las cuentas de un ejercicio económico cerrado,
- Preparación de nóminas y declaración de cargas sociales,
- Elaboración de cuadros resumen anuales de las cargas de la seguridad social, etc.
Es aconsejable establecer una planificación de la labor que se ha de realizar por ejercicio económico y, por qué no, integrar recordatorios automáticos en fechas predeterminadas para no incumplir un plazo importante y exponerse a un riesgo particular.
Consejo 4: No mezcles las cuentas de negocios y las privadas
Cuando la actividad se lleva a cabo dentro de una empresa, es esencial que el gerente y los socios mantengan bien separadas las cuentas comerciales y privadas. Los gastos profesionales deben ser pagados de una cuenta «pro» y los gastos personales de una cuenta «personal».
El no hacerlo expone al interesado a fuertes sanciones penales (acto de gestión anormal, abuso de la propiedad de la empresa) y fiscales. Pondrá en peligro el equilibrio de la actividad y su sostenibilidad.
Este comportamiento facilitará también la labor del perito contable, ya que no tendrá que buscar, para cada operación, su justificación profesional. Esto te permitirá ahorrar tiempo y centrarse en servicios de mayor valor añadido como la consultoría, por ejemplo.
Consejo 5: Encuentra un Contador Público
Aunque no es obligatorio, el censor jurado de cuentas es un socio privilegiado de las empresas. Incluso si la empresa mantiene sus propios registros contables, puede elegir que un contador público ayude a auditar tus cuentas. También puede confiarle la tarea de elaborar las cuentas anuales.
El recurso a un administrador contable también permitirá:
- Asegurar las operaciones contables y fiscales de la empresa (y, en particular, acompañarla en caso de una auditoría),
- Aprovechar el asesoramiento (deber del contable).
Tener un administrador contable no es obligatorio, pero sigue siendo ampliamente recomendado.
Conclusión: Para llevar una contabilidad adecuada, toda empresa debe elegir el programa de contabilidad que mejor se adapte a las necesidades, actualizar periódicamente tus cuentas, establece un calendario de operaciones para el año, distingue entre la cuenta empresarial y la cuenta personal de tus directivos y, por último, si es necesario, rodearse de un censor jurado de cuentas.
