¿Qué es un administrador de fincas?
Un administrador de fincas, quizás es el elemento más importante de una comunidad de vecinos.
Contar con un presupuesto detallado y un acuerdo de servicios con términos y condiciones claros y específicos, siempre por escrito, acordado y aceptado tanto por los proveedores como la comunidad, es el primer requisito para el buen funcionamiento futuro y coherente de la administración de fincas en una comunidad de propietarios.
Reiteramos constantemente que, para tener éxito, hay que tener claro lo que se quiere. Si los propietarios lo tienen claro se tiene una base para evitar muchas disputas y malentendidos innecesarios entre la comunidad y el administrador de fincas.
¿Cuáles son las principales funciones de un administrador de fincas en una comunidad de vecinos?
- Llevar la contabilidad
- Emisión de facturas por domiciliación bancaria y por gastos ordinarios y extraordinarios
- Tomar los fondos en propiedad y ponerlos a libre disposición de los propietarios en manos de personas autorizadas por la junta
- Controlar, facturar y gestionar de forma responsable los recibos generados por el concepto y pendientes de pago
- Abrir las cuentas de acuerdo con las normativas vigentes y actualizar la gestión de las cuentas de la comunidad de propietarios (debe quedar claro con qué frecuencia debe darse esta información al presidente de la comunidad y a los miembros de la misma)
- Controlar los gastos y elaborar un presupuesto anual.
- Ejecutar los contratos aceptados por el comité de propietarios.
- Redactar contratos civiles o mercantiles (contratos de obra, de servicios, de arrendamiento, etc.) necesarios para el buen desarrollo de las operaciones de la comunidad de propietarios.
- Asesorar a la comunidad de propietarios en cuestiones de la Ley de Propiedad Horizontal tan a menudo como sea necesario.
Funciones de secretaría del administrador de fincas
Algunas funciones de los administradores de fincas en Torrejón de Ardoz son:
- Preparar y distribuir las convocatorias de las juntas generales ordinarias y extraordinarias. En este sentido, también es muy útil especificar cuándo y cómo se enviará la información adjunta a la notificación (cuentas anuales, avisos, estados financieros, informes trimestrales, lo que los propietarios deseen).
- Asistir personalmente a las reuniones ordinarias y extraordinarias que se requieran durante el periodo anual especificado en el contrato y levantar acta de las mismas, que deberá ser firmada, dejando constancia detallada en un registro adecuado y enviando posteriormente una copia a cada propietario.
- Redactar y enviar las notificaciones, cartas, inscripciones, requerimientos, avisos o escritos que sean necesarios redactar y enviar, tanto al propietario como a organismos oficiales, entidades privadas, proveedores, etc.
- Firmar certificados que confirmen el estado de deudas y que puedan servir de base para iniciar los procedimientos judiciales oportunos para recuperar la deuda. (Si hay una factura separada para estos servicios, indique el coste).
- Firmar un certificado de consentimiento de la comunidad para el cese de los actos físicos y el cese de los actos que causan molestias a los vecinos.
- Mantener, conservar y actualizar los ficheros de datos informáticos y en papel de los propietarios que dispone la comunidad, registrar los cambios de domicilio y a efectos de notificaciones, así como los cambios de titularidad de los inmuebles (pisos y locales).
- Llevar libros de actas de las reuniones y asegurarse de que las convocatorias, la correspondencia, los poderes y otros documentos relevantes derivados de las reuniones se conservan durante un periodo de cinco años.
- Aplicar estrictamente las disposiciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos al tratamiento y almacenamiento de los datos personales disponibles.
Para ayudar a cumplir este aspecto de la tarea, conservar y centralizar todos los documentos e intercambiarlos cómodamente con los propietarios en tiempo real, existen aplicaciones para teléfonos móviles, que están diseñadas no sólo para facilitar el contacto entre los vecinos, sino también para facilitar las tareas del administrador y ahorrarle desplazamientos.
Servicios de gestión y mantenimiento para administradores de fincas
La función de los administradores de fincas es gestionar y proteger la comunidad:
- Contratar nuevos servicios y suministros o la sustitución de los antiguos de acuerdo a lo acordado por el comité de propietarios al respecto, y con su aprobación previa
- Atender las llamadas, avisos de averías y reclamaciones y determinar las acciones necesarias para subsanarlas, bien sea a través de los distintos servicios técnicos recomendamos por la empresa o bien a través de servicios de confianza designados por la comunidad de propietarios. Recomendamos definir claramente las preferencias de cada comunidad.
Evaluar la propiedad para contratar un seguro de riesgo adecuado
Seguimiento de los siniestros y complemento de la compañía de seguros de la comunidad. Incluso denunciar a la policía los delitos de daños, robos, vandalismo o malicia, y cualquier otro delito que perjudique económicamente a la comunidad como entidad individual.
Gestión de los trabajos y operaciones de conservación y mantenimiento general, gestión del presupuesto de mantenimiento con los distintos proveedores o técnicos.
Además de todo lo anterior, es importante aclarar desde el principio las tareas y funciones del presidente de la comunidad de propietarios para establecer y mantener relaciones sólidas y minimizar los posibles conflictos entre la comunidad.
En este sentido, es muy útil enviar una hoja a todos los propietarios en la que se detalle lo que se requiere de cada persona o cargo cuando haya algún cambio en estas funciones.
Por último, según administradores de fincas en Alcalá de Henares, explica que es importante proporcionar información preventiva, anticipando las posibles preocupaciones y conflictos que puedan surgir por la falta de información detallada.
